Dla biur projektowych · 7 min czytania · 31 października 2026 · Zespół Koherii

Każde pytanie do SWZ wraca do projektanta. Jak ograniczyć je przed ogłoszeniem przetargu

Przetarg ogłoszony, a po tygodniu na skrzynkę biura przychodzi od zamawiającego plik z czterdziestoma pytaniami wykonawców i prośbą o odpowiedź „najlepiej do jutra”. Pokazujemy, skąd biorą się takie pytania, ile kosztują obie strony i które z nich da się wyłapać, zanim dokumentacja w ogóle trafi do przetargu.

Jak pytanie wykonawcy trafia na biurko projektanta

W przetargu publicznym wykonawcy liczą ofertę wyłącznie na podstawie dokumentacji. Jeśli widzą w niej lukę albo dwie różne wartości dla tego samego elementu, mają jedno narzędzie: wniosek o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający musi odpowiedzieć, a w sprawach technicznych odpowiedź zwykle przygotowuje autor dokumentacji. Wiele umów na prace projektowe wprost zobowiązuje projektanta do udzielania odpowiedzi na pytania w toku postępowania, a Prawo budowlane wymienia wyjaśnianie wątpliwości dotyczących projektu wśród podstawowych obowiązków projektanta (art. 20 ust. 1 pkt 3).

Terminy są krótkie. Zamawiający musi udzielić wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert w trybie podstawowym i na 6 dni przy zamówieniach powyżej progów unijnych (art. 284 i art. 135 Pzp). Część tego czasu zjada obieg dokumentów u zamawiającego, więc projektant dostaje na odpowiedź często dzień lub dwa.

Ile to kosztuje

• Biuro projektowe poświęca godziny, za które zwykle nikt dodatkowo nie płaci, bo udział w postępowaniu jest już w cenie projektu. Gorzej, gdy odpowiedź wymaga poprawienia rysunków lub przedmiaru, bo wtedy dochodzi praca nad nową rewizją.
• Zamawiający musi opublikować wyjaśnienia, często zmienić SWZ, a przy istotnych zmianach przedłużyć termin składania ofert. Każde przesunięcie opóźnia całą inwestycję.
• Relacja też ma swoją cenę. Zamawiający pamięta, przy których dokumentacjach było czterdzieści pytań, a przy których cztery.

Rozbieżność wyjaśniona w biurze to poprawka w pliku. Ta sama rozbieżność wyjaśniana w przetargu to publiczna odpowiedź, zmiana SWZ i nowy termin.

Osiem rodzajów rozbieżności, które najczęściej wracają jako pytania

Pytania wykonawców nie są przypadkowe. Kosztorysant, który wycenia ofertę, robi dokładnie to, co powinien zrobić ostatni przegląd przed wydaniem: zestawia ze sobą dokumenty i szuka miejsc, w których się nie zgadzają. Najczęściej trafia na te same typy problemów:

1. Roboty z opisu lub STWiORB bez pozycji w przedmiarze. Opis techniczny przewiduje np. izolację, demontaż czy zabezpieczenie, a przedmiar o tym milczy. Klasyczne pytanie: „czy roboty należy ująć w cenie i w której pozycji?”.
2. Różne parametry tego samego elementu. Inna klasa betonu w opisie i na rysunku, inna odporność ogniowa drzwi w zestawieniu stolarki i w części ppoż., inna moc urządzenia w dwóch branżach.
3. Ilości na rysunku niezgodne z przedmiarem. Zestawienie stali, długości przewodów, liczba opraw czy powierzchnie posadzek policzone inaczej w dwóch miejscach.
4. Rozjechane rewizje. Jedna branża pracowała na nowym podkładzie, druga na starym, a w komplecie przetargowym są obie wersje.
5. Nieaktualne powołania na przepisy i normy. Odwołania do rozporządzeń, które zostały uchylone, albo do norm wycofanych i zastąpionych nowymi wydaniami.
6. Nazwy własne produktów. Wskazanie konkretnego producenta lub modelu bez dopisku „lub równoważny” i bez kryteriów równoważności. Opis przedmiotu zamówienia nie może utrudniać uczciwej konkurencji (art. 99 Pzp), więc takie zapisy niemal zawsze wywołują pytania.
7. Błędy rachunkowe i jednostki. Suma powierzchni, która nie zgadza się z wartościami cząstkowymi, metry zamiast metrów kwadratowych, przesunięty przecinek.
8. Niejasne granice zakresu. Co wchodzi w zakres rozbiórek, kto wykonuje przyłącze, gdzie kończy się branża sanitarna, a zaczyna technologia.

Wspólny mianownik? Prawie żaden z tych punktów nie jest błędem projektowym w sensie merytorycznym. To niespójności między dokumentami, które powstały w różnym czasie, w różnych rękach i w różnych programach. Przy setkach stron to naturalne, ale też najłatwiejsze do wyłapania przed wydaniem.

Procedura przed wydaniem dokumentacji

Nie trzeba od razu wielkiego systemu kontroli jakości. Wystarczy kilka stałych kroków, które biuro wykonuje przed każdym przekazaniem kompletu do przetargu:

• Zamrożenie rewizji: jedna data i jeden numer dla wszystkich branż, a w komplecie tylko aktualne pliki.
• Przegląd „przedmiar ← opis i STWiORB”: każda robota opisana słownie ma swoją pozycję, a każda pozycja wskazuje właściwą specyfikację.
• Przegląd „rysunek ↔ zestawienie ↔ przedmiar” dla elementów o największej wartości: stal, beton, stolarka, instalacje.
• Przegląd parametrów krytycznych między branżami, zwłaszcza ppoż., ewakuacji i zasilania urządzeń.
• Przegląd powołań na przepisy i normy według stanu prawnego na dzień wydania.
• Rejestr wyjaśnień: każdą znalezioną rozbieżność zapisz z dwoma źródłami i decyzją, którą wartość przyjęto. Przy pytaniach w przetargu odpowiedź będzie gotowa w kilka minut.

Najtrudniejsze jest to, że tę pracę najlepiej wykonuje ktoś, kto dokumentacji nie tworzył. Autor czyta to, co miał na myśli, a nie to, co faktycznie jest na papierze.